Zásady ochrany osobných údajov

ZÁSADY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Kto sme? Sme spoločnosť Email Machine s.r.o., DIČ: 03568831, so sídlom Václavská 2073/20, Nové Město, 120 00 Praha 2, zapísaná v Obchodnom registri, ktorý vedie Mestský súd v Prahe, pod číslom C 409739, zastúpená konateľom Michalom Fintom (ďalej len „Email Machine“ alebo „my“).

Prečo zavádzame tieto zásady spracúvania? Pretože nám záleží na ochrane osobných údajov. S cieľom riadne spracúvať osobné údaje sme prijali tieto zásady spracúvania osobných údajov, ktoré vysvetľujú účel, dôvod, spôsob a trvanie spracúvania vašich osobných údajov.

Ako nás kontaktovať v prípade otázok? Všetky otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov zasielajte na adresu dpo@emailmachine.cz.

NIEKOĽKO ZÁKLADNÝCH POJMOV

Aby sme zjednodušili jazyk podmienok, musíme definovať niekoľko pojmov, ktoré sa v texte budú opakovať:

CCPA	Kalifornský zákon o ochrane súkromia spotrebiteľov z roku 2018;
EHP	Európsky hospodársky priestor;
GDPR	Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679;
Nástroj	je online marketingová platforma Email Machine, dostupná elektronicky na adrese https://www.emailmachine.cz/, prevádzkovaná spoločnosťou Email Machine ako jej jediným vlastníkom a poskytovaná používateľom ako služba;
Obchodná komunikácia	zvyčajne e-mailová správa zaslaná za účelom propagácie služieb;
Osobné údaje	akékoľvek informácie o používateľovi, ktoré môžu byť použité na jeho priamu alebo nepriamu identifikáciu;
Osobné údaje príjemcu	akékoľvek informácie o príjemcovi, ktoré môžu byť použité na jeho priamu alebo nepriamu identifikáciu; tieto informácie spracovávame pre nášho zákazníka v našej funkcii spracovateľa;
Príjemca	fyzická osoba, ktorej sa týkajú osobné údaje príjemcu, najčastejšie zákazník používateľa, ktorému sa prostredníctvom nášho nástroja zasielajú e-maily;
Služba	predovšetkým softvérová služba dostupná ako webová marketingová platforma prevádzkovaná spoločnosťou Email Machine, ktorá pozostáva z poskytovania elektronických nástrojov na vytváranie, správu, zasielanie a riadenie komunikačných kampaní, najmä, ale nie výlučne, na hromadnú distribúciu komerčných oznámení prostredníctvom e-mailu, prostredníctvom ktorých používateľ oslovuje svojich odberateľov v rámci svojej komunikačnej stratégie, a ďalej na monitorovanie a zaznamenávanie výsledkov komunikačných kampaní v elektronickej forme prostredníctvom internetu;
Zmluva	zmluva o poskytovaní služieb, ako je uvedené vo Všeobecných obchodných podmienkach spoločnosti Email Machine, ktorá je uzavretá medzi nami a registrovaným používateľom, alebo môže ísť o zmluvu s individuálne dohodnutými podmienkami;
Používateľ / používatelia	fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú, najčastejšie zákazník (osoba, ktorá s nami podpísala zmluvu a následne si u nás vytvorila používateľský účet a je jej poskytovaná služba) alebo potenciálny zákazník, alebo používateľ našej webovej stránky, ktorý ju len prehliada, alebo účastník našich online alebo offline podujatí;
Správca	subjekt (v súvislosti s vašimi údajmi sme to my), ktorý samostatne alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov;
Zásady	Týmto pojmom máme na mysli tieto zásady spracúvania osobných údajov, aby sme ich nemuseli zakaždým uvádzať v plnom znení.
Procesor	využívame iné subjekty, napríklad na zabezpečenie bezpečného ukladania údajov alebo na zasielanie nášho informačného bulletinu. V rámci tejto spolupráce môžu spracúvať osobné údaje, ktoré ste nám poskytli;
Spracovanie osobných údajov	Jednoducho povedané, ide o akékoľvek nakladanie s osobnými údajmi, či už ide o ich ukladanie, zdieľanie, vymazanie alebo úpravu.
Osobitné kategórie osobných údajov	Citlivejšie osobné údaje zahŕňajú váš etnický pôvod, sexuálnu orientáciu, členstvo v odborovej organizácii, zdravotný stav a náboženské vyznanie. Genetické a biometrické údaje sa tiež považujú za osobitnú kategóriu osobných údajov, ak sa spracúvajú na účely jednoznačnej identifikácie fyzickej osoby. Osobitné kategórie osobných údajov nespracúvame.

Čo ak nie je pojem definovaný? Ak sa v tomto dokumente vyskytujú pojmy, ktoré nie sú uvedené vyššie, riadia sa výkladom uvedeným v podmienkach používania.

AKO SPRACÚVAME OSOBNÉ ÚDAJE?

Aké štandardy má naše spracovanie osobných údajov? V rámci spracovania osobných údajov od vás budeme požadovať len tie osobné údaje, ktoré sú skutočne potrebné. Samotné spracovanie je v súlade s právnymi predpismi, najmä so štandardmi GDPR. Ak nám zveríte svoje údaje, zaväzujeme sa s nimi zaobchádzať v súlade s príslušnými právnymi predpismi, ktoré sa na vás vzťahujú (GDPR, CCPA atď.). Informácie o vašich právach v súvislosti s osobnými údajmi uvádzame nižšie.

AKÝ JE NÁŠ POSTUP PRI SPRACOVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV?

Prečo môžeme byť zároveň správcom aj spracovateľom? Keďže nám zverujete svoje osobné údaje, stávame sa ich správcom. Zároveň nám však poskytujete aj osobné údaje svojich príjemcov, ktorých správcom ste vy; v tejto situácii sme len spracovateľom. Preto musia tieto zásady zohľadňovať obe možnosti.

Platia tieto zásady aj pre príjemcov? Nie, neplatia. Naše zásady platia len pre používateľov, nie pre príjemcov.

KEDY SME SPRÁVCOM?

Aké sú naše povinnosti ako správcu? Vo vzťahu k používateľom sme správcom osobných údajov. Zverili ste nám určité informácie o sebe (napr. vaše meno a e-mailovú adresu), aby sme mohli napríklad zaregistrovať váš účet. Prehľad osobných údajov, ktoré spracúvame, vrátane dôvodov ich spracúvania, nájdete nižšie. Ak vám niečo nie je jasné, neváhajte nás kontaktovať na adrese dpo@emailmachine.cz.

Aké ďalšie spracovateľov používame? Aby sme vám mohli poskytovať služby najvyššej možnej kvality, využívame služby ďalších subjektov. So všetkými z nich sme uzavreli potrebné zmluvy a vyžadujeme najvyššiu možnú úroveň ochrany a bezpečnosti osobných údajov. Všetkých našich spracovateľov nájdete v časti 8 týchto zásad.

KEDY SME SPRACOVATEĽMI?

Aké sú naše povinnosti ako spracovateľa? Poskytujeme službu, ktorej účelom je zasielanie komerčných oznámení alebo iných informácií vašim zákazníkom (príjemcom). Vo vzťahu k príjemcom môžeme byť v pozícii spracovateľa osobných údajov a konáme výlučne v súlade s vašimi pokynmi. Ochrana osobných údajov a práva a povinnosti z nej vyplývajúce sa v tomto prípade riadia dohodou o spracovaní údajov (DPA), ktorá je priložená k podmienkam.

Čo potrebujete vedieť ako príjemca? Ako príjemca sa musíte oboznámiť s dokumentmi o spracovaní osobných údajov našich používateľov, ktorí vám zasielajú komerčné oznámenia. Máme len obmedzený prístup k osobným údajom príjemcu, preto kontaktujte príslušného používateľa.

Využívame služby ďalších subdodávateľov? Na poskytovanie služieb využívame služby ďalších subjektov. Ak sa nachádzame v pozícii spracovateľa osobných údajov, môžeme využívať služby ďalších subdodávateľov v súlade so zmluvou o spracovaní údajov (DPA), ktorá je priložená k podmienkam používania. My a naši subdodávatelia máme veľmi obmedzený prístup k údajom, ktoré ukladáte v systéme, t. j. k údajom vašich klientov, ale napriek tomu zabezpečujeme, aby naši subdodávatelia boli povinní poskytovať rovnakú úroveň ochrany osobných údajov ako my.

AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE O VÁS SPRACÚVAME?

Ako spracúvame osobné údaje? Vaše osobné údaje spracúvame len v rozsahu potrebnom na dosiahnutie účelu, na ktorý boli údaje zhromaždené, a pri ich spracúvaní dodržiavame technické a organizačné bezpečnostné pravidlá. Spracovanie osobných údajov je automatizované, ale nevykonávame profilovanie. Konkrétne účely spracovania údajov a kategórie osobných údajov, ktoré spracúvame pre každý účel, sú opísané v nasledujúcej časti.

→ Meno a priezvisko a ďalšie kontaktné údaje (najmä e-mail, telefónne číslo) a ďalšie informácie, ktoré dobrovoľne poskytnete vo svojom používateľskom rozhraní	→ Názov a prihlásenie do používateľského účtu a správanie v používateľskom účte (najmä údaje zadané používateľom v používateľskom účte, čas registrácie, dátum poslednej aktualizácie profilu)
→ Fakturačné údaje a bankové údaje (informácie potrebné na účtovanie a spracovanie platieb)	→ Informácie, ktoré nám poskytujete v priebehu komunikácie s nami (najmä vaše otázky a odpovede na vaše otázky, komunikácia s vami)
→ Komentáre, ktoré pridávate k našim príspevkom na sociálnych médiách (najmä Facebook a LinkedIn), ako aj meno (prezývka) vášho profilu na týchto sociálnych médiách a informácie, ktoré zverejňujete vo svojich profiloch.	→ Súbory cookie a IP adresa, údaje o aktivite (vrátane informácií o vašom zariadení alebo operačnom systéme)

Osobitné kategórie osobných údajov. Nespracúvame žiadne citlivé osobné údaje o vás.

V AKÝCH PRÍPADOCH SPRACÚVAME OSOBNÉ ÚDAJE A AKO?

Vaše osobné údaje spracúvame, keď prehliadate našu webovú stránku, ste používateľom služby alebo nás kontaktujete iným spôsobom. Vaše osobné údaje spracúvame len po dobu, ktorá je nevyhnutná, ale dĺžka tejto doby sa môže líšiť v závislosti od platných právnych predpisov v mieste, kde vám poskytujeme naše služby. Informácie o dĺžke spracúvania sú preto len orientačné.

POUŽÍVATELIA NAŠEJ WEBOVEJ STRÁNKY

Keď navštívite našu webovú stránku, spracúvame vaše osobné údaje na účely uvedené v tejto tabuľke.

Prečo?	Aké údaje?	Ako?	Ako dlho?
Návštevy webových stránok. Zabezpečenie základnej funkčnosti našich webových stránok, analýzy, zlepšovanie našich služieb a našej propagácie. Svoje preferencie môžete nastaviť v lište súborov cookie.	Informácie o tom, kedy a ako navštívite a prehliadate našu webovú stránku, môžu zahŕňať: vašu IP adresu, dátum a čas, kedy ste navštívili našu webovú stránku, informácie o vašom internetovom prehliadači, operačnom systéme alebo históriu vášho správania na webovej stránke. Ak navštívite našu webovú stránku prostredníctvom svojho mobilného telefónu, môžeme spracovávať aj údaje o vašom telefóne.	Súbory cookie alebo iné technológie na sledovanie správania používateľov.	Doba spracovania sa líši v závislosti od typu súboru cookie a typu zariadenia a/alebo prehliadača. Niektoré spracúvajú údaje len počas trvania relácie (návštevy), zatiaľ čo iné spracúvajú údaje po dlhšiu dobu.
Odoslanie dotazu. Svojimi otázkami sa na nás môžete kedykoľvek obrátiť a my vám na ne odpovieme. Kontaktovať nás môžete prostredníctvom kontaktného formulára na našej webovej stránke alebo e-mailom.	Meno, priezvisko, e-mail, telefónne číslo, ďalšie osobné údaje, ktoré nám poskytnete.	Aby sme mohli spracovať vašu žiadosť, spracovávame osobné údaje, ktoré sú na to potrebné. Komunikácia prebieha telefonicky, e-mailom alebo priamo na našej webovej stránke. Ak vám zavoláme.	Uzavreté otázky sa pravidelne mazajú, najneskôr 3 roky po tom, čo bola otázka položená.
Webinár. Organizujeme webináre. Spracúvame vaše osobné údaje, ktoré vyplníte v registračnom formulári webinára.	E-mailová adresa, meno a priezvisko. Počas webinára nám môžete poskytnúť určité osobné údaje. Upozorňujeme, že niektoré z týchto podujatí môžeme zaznamenávať na videu alebo fotografovať.	Na webinár sa môžete zaregistrovať vyplnením formulára. Následne vás budeme kontaktovať s ďalšími potrebnými informáciami.	Údaje sa spracúvajú po dobu 6 mesiacov po webináre.
Zasielanie obchodných oznámení (priamy marketing). Prihlásili ste sa k odberu newslettra. Ak ho už nechcete dostávať, môžete sa odhlásiť v pätičke e-mailu.	Meno, priezvisko, telefónne číslo a e-mailová adresa.	Posielame newsletter, aby sme vás informovali o našich službách a novinkách.	Údaje sa spracúvajú po dobu 2 rokov od posledného aktívneho zobrazenia newslettra, pokiaľ sa neodhlásite skôr.
Blog, sociálne médiá, súťaže a iné propagačné akcie. Upozorňujeme, že akékoľvek informácie, ktoré zverejníte v komentároch na našom blogu, môžu vidieť všetci. Na našej webovej stránke alebo prostredníctvom sociálnych médií môžeme organizovať prieskumy, súťaže alebo iné propagačné akcie.	Meno a priezvisko, adresa, dátum narodenia, telefónne číslo, e-mailová adresa, používateľské meno a podobné informácie	Všetky informácie, komunikácia alebo materiály poskytované prostredníctvom platforiem sociálnych médií sú poskytované v súlade so zásadami spracovania osobných údajov týchto platforiem.	Vaše komentáre ponecháme v príspevku tak dlho, ako bude uverejnený na našom profile, pokiaľ nás nepožiadate o ich skoršie vymazanie z nášho blogu. V prípade súťaží budú údaje spracúvané po dobu 2 rokov od ukončenia súťaže, pokiaľ svoj súhlas neskôr neodvoláte.

ZÁKAZNÍCI

Ak sa rozhodnete používať Službu alebo ju chcete najskôr vyskúšať, budete sa musieť zaregistrovať. Vaše osobné údaje budeme spracúvať v rozsahu potrebnom na poskytovanie Služby v súlade s Všeobecnými obchodnými podmienkami.

Prečo?	Aké údaje?	Ako?	Ako dlho?
Návštevy webových stránok. Zabezpečenie základnej funkčnosti našich webových stránok, analýzy, zlepšovanie našich služieb a našej propagácie. Svoje preferencie môžete nastaviť v lište súborov cookie.	Informácie o tom, kedy a ako navštívite a prehliadate našu webovú stránku, môžu zahŕňať: vašu IP adresu, dátum a čas, kedy ste navštívili našu webovú stránku, informácie o vašom internetovom prehliadači, operačnom systéme alebo histórii vášho správania na webovej stránke. Ak navštívite našu webovú stránku prostredníctvom svojho mobilného telefónu, môžeme spracovávať aj údaje o vašom telefóne.	Súbory cookie alebo iné technológie na sledovanie správania používateľov.	Doba spracovania sa líši v závislosti od typu súboru cookie, zariadenia a/alebo prehliadača. Niektoré spracúvajú údaje len počas trvania relácie (návštevy), zatiaľ čo iné spracúvajú údaje po dlhšiu dobu.
Uzatvorenie zmluvy. Aby ste mohli začať službu využívať v plnom rozsahu, musíte najskôr uzatvoriť zmluvu s nami a zaregistrovať sa.	Na uzavretie zmluvy budeme potrebovať vaše meno, priezvisko a e-mailovú adresu, ako aj ďalšie informácie, ak je to potrebné.	Tieto informácie nám poskytujete pri vyplňovaní registračného formulára a vytváraní používateľského účtu alebo počas našej komunikácie za účelom podpísania zmluvy.	Údaje sa spracúvajú počas trvania zmluvy a následne po dobu 4 rokov po ukončení zmluvy.
Nástroj. Môžeme získavať informácie o tom, ako a kedy používate Nástroj. Spracúvame tiež údaje súvisiace s bezpečnosťou Nástroja. Keď navštívite našu webovú stránku alebo použijete Nástroj, môžu nastať situácie, keď je prístup na určitú adresu neoprávnený alebo spôsobuje chybu (incident).	Tieto informácie môžu zahŕňať napríklad vašu IP adresu, čas, dátum, použitý prehliadač a akcie, ktoré ste vykonali v nástroji, ako aj obsah, ktorý ste do nástroja nahrali.	Informácie, ktoré zhromažďujeme, môžeme ukladať do protokolových súborov alebo iných typov súborov spojených s vaším účtom a prepojiť ich s ďalšími informáciami, ktoré o vás zhromažďujeme.	Po dobu trvania zmluvného vzťahu zákazníka s nami.
Používateľský účet. Ak ste s nami uzavreli zmluvu, vytvoríme vám používateľský účet. V rámci používateľského účtu môžete udeliť prístup k službe predurčenému počtu osôb.	Údaje poskytnuté pri registrácii alebo v zmluve, najmä vaša e-mailová adresa a ďalšie kontaktné údaje (pozri vyššie). Rozsah spracúvania osobných údajov sa môže líšiť v závislosti od toho, aké osobné údaje poskytnete vo svojom používateľskom účte a ktoré funkcie služby používate.	Tieto informácie nám poskytujete pri vytváraní alebo aktualizácii svojho používateľského účtu.	Údaje sa spracúvajú počas trvania zmluvy a následne po dobu 4 rokov po ukončení zmluvy.
Školenia, semináre, webináre a workshopy. Spracúvame vaše osobné údaje, ktoré vyplníte v objednávkovom formulári a počas podujatia.	E-mailová adresa, meno a priezvisko. Počas webinára nám môžete poskytnúť určité osobné údaje. Upozorňujeme, že niektoré z týchto podujatí môžeme zaznamenávať na videu alebo fotografovať. Ak si neželáte byť zaznamenávaný, kontaktujte nás pred podujatím alebo osobne na mieste konania podujatia.	Na webinár sa môžete zaregistrovať vyplnením formulára. Následne vás budeme kontaktovať s ďalšími potrebnými informáciami.	Údaje sa spracúvajú počas trvania zmluvy a následne po dobu 4 rokov po ukončení zmluvy. Záznamy sa spracúvajú po dobu 6 mesiacov po webináre alebo školení.
Komunikácia so zákazníckou podporou, požiadavky a sťažnosti. Vaše otázky nám môžete zaslať e-mailom, prostredníctvom webovej stránky alebo telefonicky.	Meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa, používateľský účet.	Na účely spracovania dotazov, žiadostí alebo sťažností spracúvame osobné údaje, ktoré sú potrebné na ich spracovanie.	Uzavreté dotazy a sťažnosti sa pravidelne mazajú, najneskôr 3 roky po podaní dotazu alebo vyriešení sťažnosti.
Priamy marketing, najmä zasielanie komerčných oznámení. Ak používate našu službu alebo ste sa prihlásili k odberu, budeme vám zasielať newsletter. Ak si už neželáte dostávať newsletter, môžete sa odhlásiť v pätičke e-mailu.	Meno, priezvisko, telefónne číslo a e-mailová adresa.	Posielame newsletter, aby sme vás informovali o našich službách a novinkách.	Údaje sa spracúvajú po dobu 2 rokov od posledného aktívneho zobrazenia newslettra, pokiaľ sa neodhlásite skôr.
Blog, sociálne médiá, súťaže a iné propagačné akcie. Upozorňujeme, že akékoľvek informácie, ktoré zverejníte v komentároch na našom blogu, môžu vidieť všetci. Na našej webovej stránke alebo prostredníctvom sociálnych médií môžeme organizovať prieskumy, súťaže alebo iné propagačné akcie.	Meno a priezvisko, adresa, dátum narodenia, telefónne číslo, e-mailová adresa, používateľské meno a podobné informácie	Všetky informácie, komunikácia alebo materiály poskytované prostredníctvom platforiem sociálnych médií sú poskytované v súlade so zásadami spracovania osobných údajov týchto platforiem.	Vaše komentáre ponecháme v príspevku tak dlho, ako bude uverejnený na našom profile, pokiaľ nás nepožiadate o ich skoršie vymazanie z nášho blogu. V prípade súťaží budú údaje spracúvané po dobu 2 rokov od ukončenia súťaže, pokiaľ svoj súhlas neskôr neodvoláte.
Účtovníctvo. Prijímame odmenu za poskytovanie služieb a vystavujeme vám účtovné a daňové doklady, ktoré následne archivujeme a ďalej spracovávame na účely riadneho účtovníctva a splnenia zákonných povinností. Ak nám poskytnete údaje o svojej kreditnej karte, nemáme prístup k úplným údajom. Vieme len to, že platíte kartou a že údaje o karte spracúvajú príjemcovia týchto údajov, ktorí za nás spracúvajú platbu.	Údaje na faktúre – meno, priezvisko, e-mailová adresa, fakturačná adresa alebo iná identifikácia používateľa a podrobnosti o plnení zmluvy.	Po vyplnení platobných údajov vo vašom profile uložíme tieto informácie na vytvorenie faktúry.	Sme zo zákona povinní archivovať alebo uchovávať príslušný dokument; dĺžka uchovávania závisí od zákonných požiadaviek (3–10 rokov).
Zasielanie informácií týkajúcich sa plnenia zmluvy. Patria sem nové funkcie, plánované výpadky, zmeny cenníka a ďalšie informácie. Niekedy môžete takýto e-mail dostať aj od nášho zmluvného partnera – zvyčajne ide o platformu, ktorú používame na správu školení alebo webinárov, keď vám potrebujeme poslať oznámenie o začatí alebo priebehu takejto udalosti.	Meno, priezvisko, e-mailová adresa, fakturačná adresa alebo iná identifikácia používateľa a podrobnosti o plnení zmluvy.	Vaše osobné údaje spracúvame aj za účelom zasielania informácií týkajúcich sa nášho zmluvného vzťahu. Môže to zahŕňať zmeny podmienok poskytovania služieb alebo cenníka.	Údaje sa spracúvajú počas trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu 4 rokov po ukončení zmluvy.
Dodržiavanie zákonných povinností. V určitých prípadoch musíme spracúvať vaše osobné údaje, aby sme splnili zákonné povinnosti.	Môže to zahŕňať najmä meno, priezvisko, e-mailovú adresu, fakturačné údaje alebo iné identifikačné údaje používateľa.	V tomto prípade spracúvame vaše osobné údaje s cieľom dodržať platné právne predpisy (splnenie zákonných povinností).	Vaše osobné údaje spracovávame po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi.

UCHÁDZAČI O PRÁCU

Prečo?	Aké údaje?	Ako?	Ako dlho?
Voľné pracovné miesta. Na našej webovej stránke môžete nájsť aktuálne voľné pracovné miesta.	Ide o informácie, ktoré nám poskytujete vo svojom životopise. Meno a priezvisko, adresa, dátum narodenia, telefónne číslo, e-mailová adresa, prípadne odkaz na sociálnu sieť, informácie o predchádzajúcom zamestnaní, vzdelaní, záujmoch, zručnostiach, certifikátoch.	Preveríme dokumenty, ktoré ste nám zaslali a ktoré obsahujú osobné údaje, a na základe ich obsahu vás budeme kontaktovať.	Na základe udeleného súhlasu môžeme uchovávať osobné údaje uchádzačov o zamestnanie po dobu 3 rokov. Dôvodom je možnosť, že vám neskôr budeme môcť ponúknuť zaujímavú pracovnú ponuku.

NA AKOM ZÁKLADE SPRACÚVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Aké sú dôvody spracúvania osobných údajov? Všetky osobné údaje zhromažďujeme a spracúvame zákonným spôsobom. Osobné údaje spracúvame:

na základe vášho súhlasu (napr. keď sa dobrovoľne prihlásite k odberu nášho newslettra alebo nám pošlete dotaz),
na účely plnenia zmluvy (aby sme vám mohli začať poskytovať služby),
na účely splnenia zákonnej povinnosti (napr. v prípade dohľadu zo strany dozorného orgánu) a
na základe nášho oprávneného záujmu (napr. ak ste našim zákazníkom, aby sme vás mohli informovať o novinkách v našej spoločnosti).

Čo ak nie som z EHP? Ak vám poskytujeme Službu mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), právne dôvody na spracovanie osobných údajov sa môžu líšiť.

Môžu naše služby využívať deti a maloleté osoby?

Kedy môžete začať používať našu službu? Naša služba je dostupná osobám vo veku 16 rokov a viac. Vedome nespracovávame osobné údaje detí a maloletých osôb pod touto vekovou hranicou. Ak zistíme, že sme dostali osobné údaje od dieťaťa bez súhlasu rodičov alebo zákonného zástupcu, podnikneme primerané kroky na čo najrýchlejšie vymazanie týchto informácií.

Kto sú naši spracovatelia?

Spracovatelia. Používame iba overených spracovateľov, s ktorými máme písomnú zmluvu a ktorí nám poskytujú minimálne rovnaké záruky, ako poskytujeme my vám. Údaje, ktoré spracovatelia môžu spracovávať, vrátane účelu a právneho základu spracovania, sú uvedené vyššie. Týchto spracovateľov využívame z pozície prevádzkovateľa, čo znamená, že nespracovávajú údaje, ktoré zadávate do systému pri používaní služby.

Prevádzka webovej stránky	WEDOS, Forpsi, Savvy
Štandardná analýza návštevnosti webových stránok	Google Analytics
Poskytovanie služby	MasterDC, Savvy, MxToolBox, OpenAI, EmailOnAcid, Sendtric, Smartlook, Noosa Labs, Mailocator
Platby a účtovníctvo	Gopay
Komunikácia so zákazníckou podporou, vybavovanie dotazov	Google, SupportBox
Marketing	LinkedIn, Facebook, X, Instagram, YouTube
Sociálne siete	LinkedIn, Facebook, X, Instagram, YouTube
Webináre, školenia a osobné stretnutia	Google
Uchádzači o zamestnanie	StartupJobs, Google, LinkedIn

Ako je to s používaním osobných údajov v OpenAI? Keďže na poskytovanie Služby budeme používať aj OpenAI, ktoré prevádzkuje generatívne nástroje umelej inteligencie (napr. ChatGPT alebo Dall-E), požiadame vás o súhlas s týmto použitím vo vašom používateľskom účte.

Čo ak budeme musieť zverejniť osobné údaje? Osobné údaje môžeme zverejniť tretím stranám okrem vyššie uvedených spracovateľov, ak to vyžaduje zákon alebo v reakcii na zákonné požiadavky verejných orgánov alebo súdov v rámci súdnych konaní.

AKÉ OPATRENIA SME PRIJALI NA OCHRANU VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV?

Naši zákazníci môžu ovplyvniť rozsah spracovania v rámci poskytovania služby prostredníctvom vlastných nastavení vo svojom používateľskom účte.

Aké technické opatrenia používame? Bezpečnosť je pre nás veľmi dôležitá, preto neustále pracujeme na ochrane vašich osobných údajov. Pri výbere opatrení zohľadňujeme rozsah spracúvania, rizikovosť spracúvania a stav našej technológie.

Na prístup ku každej službe používame jedinečné a silné heslá;
Pravidelne zálohujeme dáta;
Aktualizujeme antivírusové softvérové systémy;
Všetky prenosy údajov šifrujeme pomocou protokolu SSL (secure sockets layer).
Používame bezpečný protokol https;
Naše údaje na serveroch sú šifrované;
Vyvíjame technológie s ohľadom na ochranu súkromia už pri ich návrhu.
Prístupové heslá k informačným systémom (kde sa budú spracúvať osobné údaje) a prístupové oprávnenia sú kontrolované na individuálnej úrovni;
Náš nástroj je pravidelne testovaný špecializovanou bezpečnostnou spoločnosťou, a to aj prostredníctvom penetračných testov.

Aké organizačné opatrenia používame? Prijali sme a zaväzujeme sa dodržiavať nasledujúce opatrenia:

Naši zamestnanci a spolupracovníci sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti;
Naši zamestnanci a spolupracovníci sú riadne vyškolení v oblasti GDPR a oboznámení s pravidlami bezpečnej práce na pracovných zariadeniach;
Naši zamestnanci dodržiavajú interné smernice upravujúce organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov.
Na pracovisku sú zavedené organizačné opatrenia na zabezpečenie fyzickej bezpečnosti zamestnancov a iných osôb na pracovisku;
Pri ukladaní kľúčov API odstraňujeme autorizačné údaje;
Prístup ku všetkým systémom, vrátane informačného systému, je personalizovaný a chránený bezpečnými heslami; zamestnanci sú povinní mať na svojich pevných diskoch šifrované údaje.
Heslá ukladáme na samostatnom mieste (Safe Store) v prevádzkovom prostredí, kde sa zaznamenávajú protokoly, aby sme mohli kontrolovať prístup zamestnancov k osobným údajom jednotlivých používateľov.

Medzinárodné poskytovanie služieb

Ak využívame spracovateľov so sídlom v zahraničí, zabezpečujeme, aby sme spĺňali požiadavky príslušných právnych predpisov. Najmä pri prenose údajov z EHP do iných krajín zabezpečujeme vysoký štandard ochrany osobných údajov prostredníctvom štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou alebo ekvivalentných štandardných zmluvných doložiek pre Spojené kráľovstvo pre prenosy do krajín, ktoré nepodliehajú rozhodnutiu Európskej komisie alebo vášho miestneho zákonodarcu o primeranosti.

Dodržiavame normy GDPR a ochrana osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá. Naše služby poskytujeme aj mimo trhu EHP, takže vaše práva týkajúce sa ochrany osobných údajov závisia od príslušných právnych predpisov, ktoré sa na vás vzťahujú.

Kalifornský zákon o ochrane súkromia spotrebiteľov

Ak ste rezidentom Kalifornie, podliehate zákonu CCPA a máte právo na informácie o tom, ako nakladáme s vašimi údajmi.

Aké údaje spracúvame? Aby sme vám mohli poskytovať naše služby, potrebujeme vaše údaje. Druh osobných údajov a účel, na ktorý ich spracúvame, sú uvedené vyššie. Tieto osobné údaje môžeme uchovávať tak dlho, ako je to potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené, a len po dobu, ktorá je na to potrebná. Závisí to od našich obchodných, právnych a regulačných potrieb, ale vždy ide o primeranú dobu.

Aké sú vaše práva? CCPA vám zaručuje nasledujúce práva:

Právo na informácie	Máte právo požiadať o informácie o tom, aké osobné údaje o vás zhromažďujeme, používame, zverejňujeme, zdieľame a predávame, kde sme ich získali a na aký účel ich spracúvame.
Právo na vymazanie	Máte právo požiadať nás o vymazanie vašich osobných údajov a požiadať našich spracovateľov, aby urobili to isté. Vaše údaje vymažeme, pokiaľ nemáme zákonnú povinnosť ich uchovávať alebo sa neuplatňuje jedna z ďalších výnimiek.
Právo odmietnuť predaj alebo zdieľanie	Máte právo odmietnuť, aby naša spoločnosť predávala vaše údaje. Vzhľadom na to, že zdieľame osobné údaje s našimi spracovateľmi, táto operácia môže byť podľa CCPA považovaná za „predaj osobných údajov“.
Právo na opravu	Máte právo požiadať o opravu nesprávnych osobných údajov. Niektoré údaje môžete opraviť vo svojom používateľskom profile.
Právo obmedziť používanie a zverejňovanie citlivých osobných údajov	Môžete požiadať, aby sme vaše citlivé údaje (rodné číslo, informácie o bankovom účte atď.) používali výlučne na účely poskytovania služieb.
Zákaz diskriminácie	Máte právo nebyť diskriminovaný v dôsledku uplatňovania svojich práv.

Ako môžete uplatniť svoje práva? Svoje práva môžete uplatniť zaslaním e-mailu na adresu dpo@emailmachine.cz alebo poštou na adresu nášho sídla.

Na spracovanie vašej žiadosti môžeme vyžadovať overenie vašej totožnosti, v závislosti od povahy práva, ktoré uplatňujete. Ak vaše práva uplatňuje váš zástupca, budeme musieť overiť jeho oprávnenie konať vaším menom. Budeme tiež vyžadovať, aby sa váš zástupca identifikoval. Tieto kroky podnikáme s cieľom zabezpečiť najvyšší štandard ochrany vašich osobných údajov.

Zákon CAN-SPAM

Zákon CAN-SPAM platí v Spojených štátoch a reguluje podmienky priameho marketingu, najmä pokiaľ ide o marketing prostredníctvom elektronickej pošty (e-mailu). Keďže sa zameriavame na poskytovanie služieb e-mailového marketingu, je pre nás dôležité, aby boli pravidlá a hodnoty zakotvené v zákone CAN-SPAM začlenené do našich postupov. Z tohto dôvodu dodržiavame základné zásady zákona CAN-SPAM, ktoré sú uvedené nižšie.

Nepoužívame zavádzajúce identifikačné informácie.	Pri používaní nášho nástroja nepoužívame zavádzajúce identifikačné informácie, ktoré by mohli spôsobiť, že príjemca e-mailového marketingu bude mať pochybnosti o tom, od koho sú informácie v e-maile odoslané.
Nepropagujeme služby, tovary a podobné položky osôb, ktoré používajú zavádzajúce informácie.	Nezasielame reklamné e-maily a neumožňujeme používanie našich služieb osobám, ktoré v rozpore so zákonom CAN-SPAM používajú zavádzajúce informácie alebo inak porušujú požiadavky transparentnosti a identifikácie stanovené v zákone CAN-SPAM.
E-maily jasne označujeme ako reklamné (marketingové).	Pri zasielaní marketingových oznámení prostredníctvom e-mailu vždy jasne uvádzame, že jednotlivé e-maily obsahujú reklamné správy. Nikdy nezasielame e-maily s reklamnými správami takým spôsobom, aby sme sa pokúsili túto skutočnosť utajiť.
Posielame podrobnosti o možnosti odhlásenia	V našich propagačných e-mailoch uvádzame informácie pre príjemcu o tom, ako sa odhlásiť z odberu marketingových oznámení prostredníctvom e-mailu.
Umožňujeme vám odhlásiť sa z prijímania marketingových oznámení prostredníctvom e-mailu.	Možnosť odhlásiť sa z prijímania marketingových oznámení je k dispozícii všetkým osobám, ktorým sú takéto oznámenia zasielané. To platí aj pre osoby, ktoré predtým súhlasili s prijímaním marketingových oznámení prostredníctvom e-mailu, alebo pre osoby, ktoré sa stali odberateľmi iným spôsobom.
Rešpektujeme možnosť odmietnutia	Ak príjemca reklamných e-mailov informuje, že si už neželá dostávať e-maily s reklamnými správami, v budúcnosti mu ich nebudeme zasielať. Najneskôr do desiatich (10) dní od prijatia žiadosti o odhlásenie prestaneme zasielať e-maily.
Varujeme pred zasielaním reklám so sexuálnym obsahom.	Ak zasielame reklamné e-maily s obsahom sexuálnej povahy, vždy na túto skutočnosť upozorňujeme. Konkrétne na začiatku predmetu e-mailu uvádzame upozornenie „SEXUÁLNE VÝRAZNÝ“ alebo podobné. Podobne na prvej viditeľnej strane e-mailu uvádzame, že jeho obsah je sexuálne orientovaný, čo vyžaduje, aby príjemca podnikol aktívne kroky na jeho zobrazenie.

GDPR A VAŠE PRÁVA A MOŽNOSŤ PODANIA ŽIADOSTI TÝKAJÚCEJ SA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Ak sa nachádzate v EHP, môžete uplatniť nasledujúce práva podľa GDPR.

Svoje práva môžete uplatniť zaslaním e-mailu na adresu dpo@emailmachine.cz alebo poštou na adresu nášho sídla.

Ako rýchlo spracujeme vašu žiadosť? Odpovieme vám najneskôr do jedného mesiaca. Ak by poskytnutie informácií ohrozilo súkromie iných osôb alebo ak by ich poskytnutie bolo neprimerané vzhľadom na riziká alebo náklady s tým spojené, nemusia sme byť schopní vyhovieť vašej žiadosti. Aby sme mohli vašu žiadosť spracovať čo najrýchlejšie, môže byť potrebné overiť vašu totožnosť. V prípade opakovaného žiadosti je prevádzkovateľ oprávnený účtovať primeraný poplatok za kópiu osobných údajov.

Právo na prístup	Potvrdíme, či spracúvame vaše osobné údaje. Máte právo na informácie o účeloch spracúvania, kategóriách osobných údajov, príjemcoch, ktorým sú poskytované, a trvaní spracúvania. Máte právo vedieť, či už bolo niektoré právo uplatnené. Predpokladom je tiež to, že práva a slobody iných osôb nebudú negatívne ovplyvnené, ako aj kópia osobných údajov.
Právo na opravu	Máte právo požiadať o opravu nesprávnych osobných údajov. Niektoré údaje môžete opraviť vo svojom používateľskom profile.
Právo na vymazanie	Ak neexistuje žiadny iný dôvod na ďalšie spracúvanie týchto údajov, údaje, o ktoré ste požiadali, vymažeme alebo anonymizujeme.
Právo na obmedzenie spracúvania	Ak sa domnievate, že vaše údaje spracúvame nesprávne, či už z hľadiska dôvodov spracúvania alebo jeho rozsahu, kontaktujte nás.
Právo požiadať o opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania	Ak nás kontaktujete so žiadosťou, budeme vás informovať o výsledku. Niekedy nemusíme byť schopní vyhovieť (napr. e-mailová adresa, ktorú ste použili na kontaktovanie nás, už nie je platná).
Právo na prenosnosť	Vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, poskytneme na vašu žiadosť inému prevádzkovateľovi v štruktúrovanom a strojovo čitateľnom formáte.
Právo namietať	Ak spracúvame vaše údaje na základe oprávneného záujmu (napr. zasielanie newsletterov používateľom), je na nás, aby sme preukázali náš oprávnený záujem. Ak je vaša námietka oprávnená, prestaneme spracúvať vaše osobné údaje.
Právo na odvolanie súhlasu	Ak ste si to rozmysleli, dajte nám prosím vedieť. Spracovanie údajov na marketingové a komerčné účely môžete kedykoľvek odvolať.
Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania	Nechcete, aby o vás rozhodoval počítač? Rešpektujeme vaše práva, preto nepoužívame automatizované rozhodovanie ani profilovanie nad rámec oprávnených záujmov (konkrétne neprofilujeme osobitné kategórie osobných údajov). Poskytujeme službu a vaše osobné údaje môžu byť spracúvané automaticky.

ZÁVER

Tieto zásady ochrany osobných údajov môžu byť zmenené iba písomnou formou. O akýchkoľvek takýchto zmenách budete informovaní prostredníctvom našej webovej stránky alebo v nástroji. Prosím, pravidelne kontrolujte tieto zásady. Pokračovaním v používaní našej služby súhlasíte so všetkými zmenami týchto zásad.

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa našej politiky spracovania osobných údajov, kontaktujte nás na adrese dpo@emailmachine.cz.

Ak nie ste spokojní, môžete kedykoľvek zaslať návrh alebo sťažnosť na adresu:

Úrad na ochranu osobných údajov so sídlom na adrese Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (viac na https://www.uoou.cz/), alebo
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky so sídlom na adrese Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika (ďalšie informácie na https://dataprotection.gov.sk/uoou/), alebo
Federálny komisár pre ochranu údajov a slobodu informácií so sídlom na adrese Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn (ďalšie informácie nájdete na stránke https://www.bfdi.bund.de) alebo
ďalší orgán na ochranu údajov so sídlom v mieste vášho obvyklého bydliska.

Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť 1. decembra 2025.